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- 1 Hi IMCs,
- 1.1 Site Requirements
- 1.2 Transportation
- 1.3 Requirements on the location of the meeting
- 1.4 Requirements on the accommodation arrangements
- 1.5 Requirements on the food arrangements
- 2 Hola Cmis
Hi IMCs,¶
Since the beginning of this year we have been talking on the IMC-Communication mailing list about a real life 10 year anniversary Global meeting at the end of the year, to discuss the future of the IMC Network. The meeting is intended to move discussion along, not to make any decisions.
In the discussions on the imc-communication list and a couple of irc meetings it was agreed that it would be nice to have this face to face meeting in one of the Latin America countries hosted by an active local IMC collective. So we are sending this email to ask the collectives if they are able and have interest in hosting this meeting. Currently 3 Latin America Collectives have shown interest in hosting this meeting: Brazil, Ecuador and Bolivia.
We need to decide where to hold the meeting soon, as the meeting will happen between the last week of 2009 and the first couple of weeks 2010. The deadline for making this decision is 1st June 2009.
To help the collectives that want to host a Global meeting we prepared the following list of site requirements, we don’t have the exact number of people that will be in this meeting, but we are working with something close of 100 peoples, as we have + / – 223 collectives in different conditions.
Site Requirements¶
The collective that hosts this meeting must make sure they can provide the following:
The host collective is in good standing within the network and abides by the principles of unity and engages to some extent in the global network.
The collective must prepare a budget for the foreseen costs including:
- accommodation for participants,
- a venue for the meeting and
- providing food
in the case that this will be organized collectively.
It doesn’t need to be mentioned, that other volunteers from other IMC collectives will assist in raising the money.
To maintain transparency, the collective must keep accounts of the expenses for the event both during the meeting as well as in a email to the imc-communication list.
If any unforeseen expenses occur, the collective must also notify the meeting and the imc-communication list, thereby asking support in the resolution of the problem from the various IMC volunteers.
Transportation¶
The collective must supply necessary details for the transportation possibilities:
1. from major bus stations / airports to the accommodation and meeting locations.
2. from accommodations to the meeting venue
3. from the accommodation and meeting locations to major bus stations / airports .
This information should include:
- Ticket prices of local public transportation
- Which lines of buses etc can be used
- The posibility of traveling by foot
- Possibilities for using a taxi
Requirements on the location of the meeting¶
The meeting location should be easily accessible and its neighborhood should be safe for participants to pass through individually, without fear of law enforcement or assaults.
The meeting location must at least have a space that can host 100 seated persons, with adequate shielding from sun and rain (and cold weather if applicable).
It must contain at least 2 functioning bathrooms, and a basic kitchen for preparing coffee, tea, and similar things.
There should be at least one separate room where people can rest during the meetings and where other activities may take place.
It must have electricity, including sockets with voltage identification, and a fast and safe connection to the Internet by cable and wireless.
Requirements on the accommodation arrangements¶
We do not require all participants to stay in the same place:
arrangements where people can stay in the houses of the volunteers, friends and from people that are close to the IMC project, are acceptable too, as is of course a central location rented or borrowed by the collective during the meeting.
Additionally, the collective should make a short overview of hostels and low cost hotels in the neighborhood of the meeting location for participants that want to arrange their own lodgings. Naturally, these people should pay for themselves, and their lodging costs will not be part of the meeting’s budget.
The lodging facilities should be close to public transportation.
If lodgings are organized in a central space:
The location must have enough space for at least 100 people. There’s a preference for it to be close to shops, a market and a drugstore. The location must have at least 2 functioning
bathrooms, including shower and a a basic kitchen, and electrcity with sockets that specify voltage.
Requirements on the food arrangements¶
The food arrangements should be organized to be as inclusive as possible. Considering the expected participants, the best option is to make sure there is at least vegan food, so that it is suitable for everyone. If it is not possible to organize the preparation of food in the meeting location, the collective should look for affordable local restaurants that serve at least some vegan food.
Hola Cmis¶
Desde el principio de este año hemos estado hablando de un reunion real global en vivo del decimo aniversario al final del año en la lista de discusion IMC-Communication, para hablar del futuro de la red de CMI. La reunion esta previsto para mover debate, no para tomar decisiones algunas.
En las discusiones de la lista imc-communication y en un par de reuniones por IRC (chat) estuvimos de acuerdo que seria bueno tener esta reunion cara a cara en uno de los paises de America Latina anfitrionado por un colectivo activo de un CMI local. Asi que estamos enviando este correo para preguntar a los colectivos si estan capaces y tienen interes en hospedar esta reunion. Actualmente 3 Colectivos Latino Americanos han monstrados interes en hospedejar esta reunion: Brasil, Ecuador y Bolivia.
Necesitamos decidir pronto donde hospedejar esta reunion, visto que la reunion tendra lugar entre la ultima semana del 2009 y las dos primeras semanas del 2010. El plazo para tener la decision es el 1ro de junio del 2009.
Para ayudar a los colectivos que quieren hospedejar una reunion global, preparamos la siguiente lista de requisitos de los sitios, no tenemos el numero exacto de gente que estaran en esta reunion, pero pensamos que acerca 100 personas, como tenemos mas o menos 223 colectivos en varias condiciones.
Requisitos del sitio¶
El colectivo que hospedeja esta reunion debe estar seguro que ell@s puedan proporcionar lo siguiente:
El colectivo anfitrion tiene una buena duracion dentro de la red y atenido a los principios de unidad y participa en una cierta medida en la red global.
El colectivo debe preparar un presupuesto para los gastos previdos incluyendo:
The collective must prepare a budget for the foreseen costs including:
- hospedaje de l@s participantes
- un lugar para la reunion y
- proporcionando comida
en el caso que esto estara organizado colectivamente.
No es necesario estar mencionado, que otr@s voluntari@s de otros colectivos de CMI ayudaran a recaudar el dinero.
Para mantener transparencia, el colectivo debe guardar informes de los gastos para el evento tanto durante la reunion como en un correo electronico a la lista imc-communication.
Si algunos gastos imprevistos ocurren, el colectivo debe tambien noticar a la reunion y a la lista imc-communication, asi pidiendo apoyo en la resolucion del problema por l@s divers@s voluntari@s de CMI.
Transporte¶
El colectivo debe suministrar los detalles necesarios para las posibilidades de transporte:
1.desde los terminales de bus/aeropuertos hasta los sitios de hospedaje y reunion.
2.desde los hospedajes hasta el lugar de la reunion
3.desde el hospedaje y los lugares de reunion hasta mayor terminal de bus/aeropuerto
Esta informacion deberia incluir:
- Los precios de los boletos del transporte publico local
- Cuales lineas de bus etc pueden ser utilizadas
- La posibilidad de viajar a pie
- Posibilidades de usar un taxi
Requisitos sobre el lugar de la reunion¶
El lugar de la reunion deberia estar facil de acceso y su vecindad deberia estar segura para que l@s participantes pasen de un lado a otro individualmente, sin temor a imposicion de la ley o asaltos.
El lugar de la reunion debe por lo menos tener un espacio que pueda hospedar 100 personas sentadas, con proteccion adecuada para el sol y la lluvia (y frio si pertinente).
Este debe tener por lo menos 2 baños funcionables, y una cocina basica para preparar cafe, te y cosas similares.
Deberia tener por lo menos una pieza separada donde la gente pueda descansar durante la reunion y donde otras actividades puedan tomar lugar.
Este debe tener electricidad, incluyendo tomas de corriente con identificacion de voltaje, y una conexion a internet rapida y segura por cable y wireless.
Requisitos sobre los preparativos de hospedaje¶
No exigimos a tod@s l@s participantes de quedarse en el mismo lugar: los alojamientos donde la gente puede quedar tal como en las casas de l@s voluntari@s,amig@s y gente cerca del proyecto CMI, son acceptables tambien, igual que un sitio central alquilado o prestado por el colectivo durante la reunion.
Ademas, el colectivo deberia hacer un pequeño resumen de los hoteles y hoteles de bajos precios en la vecindad del sitio de la reunion para l@s participantes quienes quieren arreglar sus propios alojamientos. Por supuesto, esta gente deberia pagar para ell@s mism@s,y sus gastos de hospedaje no seran parte del presupuesto de la reunion.
Los servicios de hospedaje deberian estar cerca del transporte publico.
Si los hospedajes estan organizados en un espacio central:
El lugar debe tener por lo menos espacio para 100 personas. Hay una preferencia para este cerca de tiendas, un mercado y una farmacia. El sitio debe tener por lo menos 2 baños funcionando, incluyendo ducha y una cocina basica, y electricidad con tomas de corriente que especifican el voltaje.
Requisitos para los arreglos de la comida¶
Los arreglos de la comida deberian estar organizado para ser lo mas inclusivo posible. Considerando la gente esperada, la mejor opcion es de asegurar que haya por lo menos comida vegana, para que sea apropriado para tod@s. Si no es posible organizar la preparacion de la comida en el sitio de la reunion, el colectivo deberia buscar unos restaurantes locales abordables que sirvan por lo menos comida vegana.
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